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junio 24, 2019

Agregar espacios en blanco en Excel

How to add trailing spaces to text in Excel?

When we copy the cell values from a sheet to a notepad, the contents may be placed untidily as the cell values are in different length as below screenshot shown. In this case, we can add trailing space to each cell value to keep them in the same length for neat and tidy look.
doc add trailing space 1

arrow blue right bubble Add trailing spaces to text with formula


To keep the value in a same length for looking tidily, you can add trailing space to each of them.
Select a blank cell, and type this formula =LEFT(A1 & REPT(" ",10),10), drag fill handle to over the cells which need this formula. See screenshot:
doc add trailing space 2
Now each cell value has been in the same text length, and when you copy them to a notepad, it list neatly and tidily. See screenshot:
doc add trailing space 3
Note: in the formula, A1 is the cell you want to add trailing spaces, 10 indicates to specify the length of the value as 10 characters, you can change them as you need.
Tip.If you want to quickly export range cells to a sparate text file or other format file, please try to use the Kutools for Excel’s Export Range to File as shown in the following screenshot. It’s full function without limitation in 60 days, please download and have a free trial now.
doc export cell range to file




Recommended Productivity Tools for Excel

Completar espacios en blanco en Excel

 Completar los espacios en blanco


Archivo de Excel utilizado: completar.xlsm

En esta entrada vamos a utilizar en tres casos la tecla F5 que es Ir a y luego el botón Especial...

Hoja1

Utilizaremos dos métodos para completar los espacios en blanco que hay debajo de ciertas palabras.


El resultado obtenido es el siguiente.


También podemos utilizar Macros.

Para que la macro funcione correctamente primero se ha de seleccionar el rango E4:E23.
Observe el código que con Set Rng = Secection lo que hacemos es recogen en la variable objeto Rng el rango que previamente teníamos seleccionado. De este rango deseamos obtener la fila y columna de inicio que es la fila 4 y columna 5, y el número de celdas que son 20. Ahora ya podemos trabajar con estos valores y meternos en un For...Next que nos permitirá recorrer el rango y analizar si la celda está vacía o no. Si está vacía hacemos que tome el valor de la previa.
Sub Completa()
Dim Rng As Range
Dim FilIn As Long 'Fila de inicio del rango
Dim ColIn As Integer 'Columna de inicio del rango
Dim NumCeldas As Long
Dim Fila As Long
Set Rng = Selection
FilIn = Rng.Application.ActiveCell.Row
ColIn = Rng.Application.ActiveCell.Column
NumCeldas = Rng.Cells.Count
For Fila = FilIn To FilIn + NumCeldas - 1
  If Cells(Fila, ColIn).Value = Empty Then
    Cells(Fila, ColIn).Value = Cells(Fila - 1, ColIn).Value
  End If
Next Fila
End Sub

Hoja2

Deseamos obtener un resumen de la siguiente tabla.
 El resumen que pretendemos obtener es el siguiente.

Para conseguir nuestro objetivo realizaremos los dos procedimientos siguientes. Con el primero obtendremos un listado de ciudades y con el segundo las sumas que corresponden a cada ciudad.


Hoja3

Para eliminar filas en blanco ya se realizó un procedimiento con macro en otro post cuyo enlace es el siguiente.
En esta ocasión vamos a eliminar filas sin usar una macro. Existe una limitación de este método que consiste en que eliminará la fila donde todas las celdas estén vacías, pero también se eliminarán las filas que contengan alguna celda vacía aunque no queramos. Esto es, si alguna fila tiene datos y no deseamos eliminarla pero contiene una celda vacía, simplemente por existir una celda vacía eliminará la fila completa, aunque esta tenga otros datos.


función ESPACIOS Excel

ESPACIOS (función ESPACIOS)


Nota:  Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.
En este artículo se describen la sintaxis de la fórmula y el uso de la función ESPACIOS en Microsoft Excel.

Descripción

Elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal que se deja entre palabras. Use ESPACIOS en texto procedente de otras aplicaciones que pueda contener un espaciado irregular.
Importante: La función espacios se ha diseñado para recortar del texto los espacios ASCII de 7 bits (valor 32). En el conjunto de caracteres Unicode, hay un carácter de espacio adicional denominado el carácter de espacio de no separación que tiene un valor decimal de 160. Este carácter se usa generalmente en páginas Web como la entidad HTML & nbsp;. Por sí sola, la función TRIM no quita este carácter de espacio de no separación. Para obtener un ejemplo de cómo quitar del texto ambos caracteres, consulte superiores diez formas limpiar los datos.

Sintaxis

ESPACIOS(texto)
La sintaxis de la función ESPACIOS tiene los siguientes argumentos:
  • Texto    Obligatorio. Es el texto del que desea quitar espacios.

Ejemplo

Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y péguelos en la celda A1 de una hoja de cálculo nueva de Excel. Para que las fórmulas muestren los resultados, selecciónelas, presione F2 y luego ENTRAR. Si lo necesita, puede ajustar el ancho de las columnas para ver todos los datos.
Fórmula Descripción Resultado
=SUPRESP("Ganancias primer trimestre")
Elimina los espacios iniciales y finales del texto de la fórmula (Ganancias primer trimestre).
Ganancias primer trimestre


Fuente: https://support.office.com/es-es/article/espacios-funci%c3%b3n-espacios-410388fa-c5df-49c6-b16c-9e5630b479f9?NS=EXCEL&Version=90&SysLcid=3082&UiLcid=3082&AppVer=ZXL900&HelpId=xlmain11.chm60166&ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

diciembre 06, 2018

Crear un cronograma en Excel

Celda A1: Poner Título

Celda A3: Encabezado de actividad (Actividades)
Celda B3: Encabezado de fecha inicio (Fecha de Inicio)
Celda C3: Encabezado de duración (Duración (días))
Celda D3: Encabezado de fecha final (Fecha de Término)

Celda A4 a An: Nombres de las actividades
(
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
Actividad 6
Actividad 7
Actividad 8
Actividad 9
Actividad 10
Actividad 11
Actividad 12
Actividad 13
Actividad 14
)

Celda B4 a Bn: Fechas de inicio de las actividades
(
19-mar-19
30-mar-19
10-abr-19
21-abr-19
02-may-19
13-may-19
24-may-19
04-jun-19
15-jun-19
26-jun-19
07-jul-19
18-jul-19
29-jul-19
09-ago-19
)

Celda C4 a Cn: Duración en Días
(
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
65
70
)

Celda D4 a Dn: Formula
(
=B4+C4
=B5+C5
=B6+C6
=B7+C7
=B8+C8
=B9+C9
=B10+C10
=B11+C11
=B12+C12
=B13+C13
=B14+C14
=B15+C15
=B16+C16
=B17+C17
)


Seleccionar celdas A3:Dn

Insertar gráfica barras apilada

- Ordenar las actividades
Elegir en la gráfica "Eje Vertical Categoría" (las actividades)
botón derecho
En opciones del eje elegir Categorías en orden inverso


Selecciona "Eje Horizonotal Valor" (las fechas)
botón derecho
Dar formato al eje
Opciones del eje/Etiquetas/Posición de etiqueta/Seleccionar Alto

Selecciona "Eje Horizonotal Valor" (las fechas)
botón derecho
Dar formato al eje/Opciones del eje/Límites Mínimos/ para el 19 de marzo 2019 43543
Dar formato al eje/Opciones del eje/Límites Máximos/ para el 18 de octubre 2019 43756

Seleccionar Fecha inicio de la gráfica
Botón derecho
Relleno y línea/Relleno/Seleccionar Sin relleno
Relleno y línea/Borde/Seleccionar Sin línea


Seleccionar Fecha final de la gráfica
Botón derecho
Relleno y línea/Relleno/Seleccionar Sin relleno
Relleno y línea/Borde/Seleccionar Sin línea


Seleccionar Título del gráfico
En la barra de fórmula seleccionar la celda =Hoja1!$A$1

Para los máximos y mínimos usar:

30/05/2018 43250
31/05/2018 43251
01/06/2018 43252
02/06/2018 43253
03/06/2018 43254
04/06/2018 43255
05/06/2018 43256
06/06/2018 43257
07/06/2018 43258
08/06/2018 43259
09/06/2018 43260
10/06/2018 43261
11/06/2018 43262
12/06/2018 43263
13/06/2018 43264
14/06/2018 43265
15/06/2018 43266
16/06/2018 43267
17/06/2018 43268
18/06/2018 43269
19/06/2018 43270
20/06/2018 43271
21/06/2018 43272
22/06/2018 43273
23/06/2018 43274
24/06/2018 43275
25/06/2018 43276
26/06/2018 43277
27/06/2018 43278
28/06/2018 43279
29/06/2018 43280
30/06/2018 43281
01/07/2018 43282
02/07/2018 43283
03/07/2018 43284
04/07/2018 43285
05/07/2018 43286
06/07/2018 43287
07/07/2018 43288
08/07/2018 43289
09/07/2018 43290
10/07/2018 43291
11/07/2018 43292
12/07/2018 43293
13/07/2018 43294
14/07/2018 43295
15/07/2018 43296
16/07/2018 43297
17/07/2018 43298
18/07/2018 43299
19/07/2018 43300
20/07/2018 43301
21/07/2018 43302
22/07/2018 43303
23/07/2018 43304
24/07/2018 43305
25/07/2018 43306
26/07/2018 43307
27/07/2018 43308
28/07/2018 43309
29/07/2018 43310
30/07/2018 43311
31/07/2018 43312
01/08/2018 43313
02/08/2018 43314
03/08/2018 43315
04/08/2018 43316
05/08/2018 43317
06/08/2018 43318
07/08/2018 43319
08/08/2018 43320
09/08/2018 43321
10/08/2018 43322
11/08/2018 43323
12/08/2018 43324
13/08/2018 43325
14/08/2018 43326
15/08/2018 43327
16/08/2018 43328
17/08/2018 43329
18/08/2018 43330
19/08/2018 43331
20/08/2018 43332
21/08/2018 43333
22/08/2018 43334
23/08/2018 43335
24/08/2018 43336
25/08/2018 43337
26/08/2018 43338
27/08/2018 43339
28/08/2018 43340
29/08/2018 43341
30/08/2018 43342
31/08/2018 43343
01/09/2018 43344
02/09/2018 43345
03/09/2018 43346
04/09/2018 43347
05/09/2018 43348
06/09/2018 43349
07/09/2018 43350
08/09/2018 43351
09/09/2018 43352
10/09/2018 43353
11/09/2018 43354
12/09/2018 43355
13/09/2018 43356
14/09/2018 43357
15/09/2018 43358
16/09/2018 43359
17/09/2018 43360
18/09/2018 43361
19/09/2018 43362
20/09/2018 43363
21/09/2018 43364
22/09/2018 43365
23/09/2018 43366
24/09/2018 43367
25/09/2018 43368
26/09/2018 43369
27/09/2018 43370
28/09/2018 43371
29/09/2018 43372
30/09/2018 43373
01/10/2018 43374
02/10/2018 43375
03/10/2018 43376
04/10/2018 43377
05/10/2018 43378
06/10/2018 43379
07/10/2018 43380
08/10/2018 43381
09/10/2018 43382
10/10/2018 43383
11/10/2018 43384
12/10/2018 43385
13/10/2018 43386
14/10/2018 43387
15/10/2018 43388
16/10/2018 43389
17/10/2018 43390
18/10/2018 43391
19/10/2018 43392
20/10/2018 43393
21/10/2018 43394
22/10/2018 43395
23/10/2018 43396
24/10/2018 43397
25/10/2018 43398
26/10/2018 43399
27/10/2018 43400
28/10/2018 43401
29/10/2018 43402
30/10/2018 43403
31/10/2018 43404
01/11/2018 43405
02/11/2018 43406
03/11/2018 43407
04/11/2018 43408
05/11/2018 43409
06/11/2018 43410
07/11/2018 43411
08/11/2018 43412
09/11/2018 43413
10/11/2018 43414
11/11/2018 43415
12/11/2018 43416
13/11/2018 43417
14/11/2018 43418
15/11/2018 43419
16/11/2018 43420
17/11/2018 43421
18/11/2018 43422
19/11/2018 43423
20/11/2018 43424
21/11/2018 43425
22/11/2018 43426
23/11/2018 43427
24/11/2018 43428
25/11/2018 43429
26/11/2018 43430
27/11/2018 43431
28/11/2018 43432
29/11/2018 43433
30/11/2018 43434
01/12/2018 43435
02/12/2018 43436
03/12/2018 43437
04/12/2018 43438
05/12/2018 43439
06/12/2018 43440
07/12/2018 43441
08/12/2018 43442
09/12/2018 43443
10/12/2018 43444
11/12/2018 43445
12/12/2018 43446
13/12/2018 43447
14/12/2018 43448
15/12/2018 43449
16/12/2018 43450
17/12/2018 43451
18/12/2018 43452
19/12/2018 43453
20/12/2018 43454
21/12/2018 43455
22/12/2018 43456
23/12/2018 43457
24/12/2018 43458
25/12/2018 43459
26/12/2018 43460
27/12/2018 43461
28/12/2018 43462
29/12/2018 43463
30/12/2018 43464
31/12/2018 43465
01/01/2019 43466
02/01/2019 43467
03/01/2019 43468
04/01/2019 43469
05/01/2019 43470
06/01/2019 43471
07/01/2019 43472
08/01/2019 43473
09/01/2019 43474
10/01/2019 43475
11/01/2019 43476
12/01/2019 43477
13/01/2019 43478
14/01/2019 43479
15/01/2019 43480
16/01/2019 43481
17/01/2019 43482
18/01/2019 43483
19/01/2019 43484
20/01/2019 43485
21/01/2019 43486
22/01/2019 43487
23/01/2019 43488
24/01/2019 43489
25/01/2019 43490
26/01/2019 43491
27/01/2019 43492
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04/02/2019 43500
05/02/2019 43501
06/02/2019 43502
07/02/2019 43503
08/02/2019 43504
09/02/2019 43505
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21/02/2019 43517
22/02/2019 43518
23/02/2019 43519
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28/02/2019 43524
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02/03/2019 43526
03/03/2019 43527
04/03/2019 43528
05/03/2019 43529
06/03/2019 43530
07/03/2019 43531
08/03/2019 43532
09/03/2019 43533
10/03/2019 43534
11/03/2019 43535
12/03/2019 43536
13/03/2019 43537
14/03/2019 43538
15/03/2019 43539
16/03/2019 43540
17/03/2019 43541
18/03/2019 43542
19/03/2019 43543
20/03/2019 43544
21/03/2019 43545
22/03/2019 43546
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11/10/2019 43749
12/10/2019 43750
13/10/2019 43751

Puedes descargar el archivo de Excel en:
https://drive.google.com/file/d/1TVzZJ2Q9FmWwqI5ATGikiIBWznvJtPaJ/view?usp=sharing



octubre 15, 2018

Sacar promedio sin ceros

Como excluir ceros de los cálculos en Excel

A veces necesitamos calcular el promedio de una lista de números pero sin considerar las celdas con valor cero. En otras ocasiones necesitamos obtener el número más pequeño pero excluyendo al cero. En ambos casos debemos saber cómo excluir ceros de los cálculos en Excel.

Excluir ceros del promedio en Excel

Supongamos una lista de números donde algunas celdas tienen el valor cero. Si obtenemos el promedio de dichas celdas usando la función PROMEDIO obtenemos el siguiente resultado:
Como excluir ceros de los cálculos en Excel
Nuestro objetivo es obtener el promedio de todas las celdas pero sin considerar los ceros. Para lograr nuestro objetivo haremos uso de la función PROMEDIO.SI con una condición para incluir solamente aquellos valores diferentes de cero. Considera la siguiente fórmula:
=PROMEDIO.SI(A1:A10, "<>0")
La condición hace uso del operador “<>” que significa diferente por lo que la función PROMEDIO.SI considerará las celdas diferentes a cero. Observa el resultado de aplicar esta fórmula:
Excluir ceros del promedio en Excel

Obtener el valor mínimo excluyendo el cero

Si tomamos la misma lista de números del ejemplo anterior y usamos la función MIN para obtener el valor mínimo obtendremos el valor cero:
Obtener el valor mínimo excluyendo los ceros
Pero si queremos encontrar el valor mínimo excluyendo al cero, entonces debemos hacer uso de la función SI para que nos ayude a omitir las celdas que tengan el valor cero. Observa con detenimiento la siguiente fórmula:
=MIN(SI(A1:A10>0, A1:A10))
La función SI está comparando todo el rango A1:A2 para saber si es mayor a cero, en cuyo caso, devolverá el valor de la misma celda. Esta fórmula funcionará correctamente porque la ingresaremos como una fórmula matricial.
No te preocupes si no sabes lo que es una fórmula matricial, lo único que debes hacer para que esta fórmula funciones es ingresarla en la barra de fórmulas y en lugar del pulsar la tecla Entrar deberás pulsar la combinación Ctrl + Máyus + Entrar. Una vez que pulses esta combinación de teclas Excel obtendrá el valor mínimo excluyendo al cero:
Valor mínimo sin considerar los ceros
Sabrás que has ingresado la fórmula matricial correctamente porque en la barra de fórmulas aparecerá la fórmula rodeada por unos corchetes “{}”.

Contar las celdas diferentes a cero

De la misma manera que utilizamos la función PROMEDIO.SI para excluir los ceros, también podemos hacer una cuenta de celdas con la función CONTAR.SI. Considera la siguiente fórmula:
=CONTAR.SI(A1:A10, "<>0")
Con esta fórmula estaremos contando las celdas que son diferentes a cero:
Contar celdas diferentes a cero

Con estos ejemplos tendrás una idea clara de las funciones que debes utilizar en caso que necesites excluir ceros de los cálculos en Excel.

Fuente: https://exceltotal.com/como-excluir-ceros-de-los-calculos-en-excel/

febrero 04, 2018

Errores en Excel

Los errores en Excel son generalmente consecuencia de haber introducido algún dato de manera incorrecta o de utilizar inapropiadamente alguna fórmula. Excel detecta los errores y los clasifica de manera que se nos facilite su resolución.

Si conocemos los tipos de errores en Excel podremos resolverlos fácilmente ya que podremos identificar rápidamente la causa.

Errores en Excel
Error #¿NOMBRE?

El tipo de error #¿NOMBRE? se genera cuando una celda hace referencia a una función que no existe. Por ejemplo, si introducimos la fórmula =FORMATOFINAL() obtendremos este tipo de error porque es una función inexistente.

Cuando veas desplegado el error #¿NOMBRE? debes asegurarte de que has escrito correctamente el nombre de la función. Y si estás acostumbrado a utilizar el nombre de las funciones en inglés, pero te encuentras utilizando una versión de Excel en español, debes utilizar su equivalente en español o de lo contrario obtendrás este tipo de error.
Error #¡REF!

Cuando una celda intenta hacer referencia a otra celda que no puede ser localizada porque tal vez fue borrada o sobrescrita, entonces obtendremos un error del tipo #¡REF!.

Si obtienes este tipo de error  debes revisar que la función no esté haciendo referencia a alguna  celda que fue eliminada. Este tipo de error es muy común cuando eliminamos filas o columnas que contienen datos que estaban relacionados a una fórmula y al desaparecer se ocasiona que dichas fórmulas muestren el error #¡REF!
Error #¡DIV/0!

Cuando Excel detecta que se ha hecho una división entre cero muestra el error #¡DIV/0! Para resolver este error copia el denominador de la división a otra celda e investiga lo que está causando que sea cero.
Error #¡VALOR!

El error #¡VALOR! sucede cuando proporcionamos un tipo de dato diferente al que espera una función. Por ejemplo, si introducimos la siguiente función =SUMA(1, “a”) obtendremos el error #¡VALOR! porque la función SUMA espera argumentos del tipo número pero hemos proporcionado un carácter.

Para resolver este error debes verificar que has proporcionado los argumentos del tipo adecuado tal como los espera la función ya sean del tipo texto o número. Tal vez tengas que consultar la definición de la función para asegurarte de que estás utilizando el tipo de datos adecuado.

Error #¡NUM!

El error #¡NUM! es el resultado de una operación en Excel que ha sobrepasado sus límites y por lo tanto no puede ser desplegado. Por ejemplo, la fórmula =POTENCIA(1000, 1000) resulta en un número tan grande que Excel muestra el error #¡NUM!
Error #¡NULO!

El error #¡NULO! se genera al especificar incorrectamente un rango en una función. Por ejemplo, si tratamos de hacer una suma =A1 + B1 B5 Excel mostrará este tipo de error. Observa que en lugar de especificar el rango B1:B5 he omitido los dos puntos entre ambas celdas.

Este error se corrige revisando que has especificado correctamente los rangos dentro de la fórmula.
Error #N/A

Este tipo de error indica que el valor que estamos intentando encontrar no existe. Por esta razón el error #N/A es muy común cuando utilizamos funciones de búsqueda como BUSCARV o BUSCARH. Cuando la función BUSCARV no encuentra el valor que estamos buscando, regresa el error de tipo #N/A

Cuando te familiarizas con los errores en Excel podrás resolver fácilmente las causas que ocasionan cada uno de ellos.

Fuente: https://exceltotal.com/errores-en-excel/

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